Kutsu

Mitä kutsussa tulee ainakin olla mainittuna:

◦Tilaisuuden luonne

◦Onko kutsu yhdelle vai kahdelle

◦Milloin tilaisuus pidetään (viikonpäivät, päivämäärä ja kellonaika, päättymisaika)

◦Missä tilaisuus pidetään (tarkka osoite, ajo- ja pysäköintiohjeet)

◦Kuka kutsuu (organisaation nimi ja yhteystiedot sekä kutsun lähettäjän nimi)

◦Odotetaanko kutsuun vastausta ja jos odotetaan, mihin mennessä, kenelle ja millä tavoin (puhelin, sähköposti, tekstiviesti)

◦Onko tilaisuus maksullinen vai maksuton

◦Muodollinen pukeutumisohje

◦Ohjelma tai tapahtuman sisältö pääpiirteittäin

◦Pyyntö ilmoittaa erikoisruokavalioista, allergioista tai muista rajoitteista

Ilmoittautuminen

◦Muotoja: sähköpostitse, puhelimitse, tekstiviestitse, kirjeitse, organisaation internetsivujen tai tapahtumanhallintapalvelun kautta

◦Kutsuun kannattaa laittaa vähintään kaksi ilmoittautumistapaa > kohderyhmälle helpoimmat

◦Tärkeää, että ilmoittautumisen vastaanottaja on palvelualtis ja perillä tapahtumasta, jotta hän osaa vastata mahdollisiin kysymyksiin (esim. ohjelmasta, sen kestosta, pukeutumisesta, liikenneyhteyksistä ja pysäköintimahdollisuuksista)

 

 Vastauspyyntömerkinnät

◦Suomeksi: Vp.  Vastausta pyydetään

◦Ruotsiksi: O.s.a Om ansvar anhålles

◦Ranskaksi: R.S.V.P. Répondez s'il vous plaî  (käytetään englanninkielisissä kutsuissa, joskus myös suomenkielisissä)

◦Kun kyse on suuresta tapahtumasta, voidaan merkitä myös näin kutsun lopussa:

◦Ilmoitathan saapumisestasi x.x. mennessä

◦Ilmoitathan esteestä x.x. mennessä.

◦Varaathan paikkasi.

◦(Tai jos paikkoja on vain rajoitetusti:) 100 ensiksi ilmoittautunutta mahtuu mukaan.

Pukeutumiskoodi 

◦Pukeutumiskoodin kertominen kutsussa on kohteliasta

◦Pukeutumisella osoitetaan arvostusta tilaisuutta kohtaan

◦Perussääntö: nainen pukeutuu aina miehen mukaan

◦Jos tapahtuma on erikoisessa paikassa ja vaatii erikoisvarusteita, niistä muistutettava (esim. kumisaappaat, pakkaspukeutuminen)

◦Pukeutumisvaatimukset voivat karsia osallistujia > Onko se tarkoitus?

◦Isäntien on pukeuduttava kutsussa annettujen ohjeiden mukaisesti (vaikka he olisivat ainoat)